Firma digital en traducciones juradas, ¿es legal para el traductor jurado?
La actual normativa sobre traducción jurada de la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores establece que las traducciones juradas deberán presentarse con su correspondiente firma y el sello estampado del traductor jurado, aunque no dice nada explícitamente sobre la firma digital en traducciones juradas. Ateniéndonos a la legislación vigente y al último comunicado de la Oficina de Interpretación de Lenguas, a día de hoy se puede decir que existe una autorización de facto de la firma digital en traducciones juradas. En este artículo te comentamos cómo obtener y firmar con la firma electrónica, cómo hacerlo con el DNI electrónico y cómo estampar un sello escaneado en una traducción digital (sin necesidad de escanear).
Durante los últimos años, hemos sido testigos de cómo se incorporaban las tecnologías digitales en muchos ámbitos: desde pagar los impuestos o acceder a las cuentas bancarias, hasta validar peticiones para ayuntamientos o pedir citas en los hospitales. Los notarios también fomentan la implantación de la administración electrónica y el uso de la firma digital. De hecho, la copia autorizada electrónica notarial tiene el mismo valor que en papel y es el único documento que circula en línea de forma legítima y con valor de documento público. Para evitar cualquier fraude, el notario envía directamente dicho documento a funcionarios públicos o a órganos jurisdiccionales.
En abril de 2020, con motivo de la crisis del coronavirus, la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores de España recibió un aluvión de mensajes de traductores jurados y otros interesados que solicitaban su autorización para la emisión de traducciones juradas con firma digital (o sea, firma electrónica). Finalmente, tras varios días de silencio sin mojarse, la OIL emitió un comunicado en el que admitía lo que todos ya sospechábamos, que la firma digital en traducciones juradas es legal y tiene la misma validez que la manuscrita siempre y cuando sea un tipo de firma digital avanzada (según la normativa sobre la firma digital en España, Ley 59/2003 de 19 de diciembre sobre Firma electrónica o el Reglamento 910/2014 eIDAS). Así, a grandes rasgos, siempre que el documento quede bloqueado y no se pueda modificar, la firma digital en traducciones juradas se puede usar sin problemas.
La OIL reconoce la firma digital en traducciones juradas
Eso no nos exime de cumplir los otros requisitos en nuestras traducciones juradas. O sea, en principio, no sería válido aplicarla directamente sobre el documento impreso en PDF. Necesitaríamos imprimir, sellar, firmar y fechar tal como establece la normativa actualizada de traducción jurada y, una vez escaneado, aplicaríamos la firma digital sobre la traducción jurada escaneada en PDF. Sin embargo, la normativa no explica tampoco explícitamente que esto deba ser así y se podría interpretar que se puede sellar digitalmente (estampar una imagen del sello y la firma sobre cada hoja) para, a posteriori, aplicar la firma digital al documento PDF. La OIL respondió hace tiempo a un traductor jurado que sí que debía escanearse y firmarse digitalmente a posteriori, ya que, de lo contrario, daría pie a falsificaciones y que incluso podrían robarnos la firma digital. Pero es que, llegado a ese caso, si el documento está firmado digitalmente, es más que evidente que el traductor es su autor y, en el peor de los casos, si nos roban la firma digital, pueden también hacer un sello en cualquier copistería, usarlo, escanear y sellar con nuestra firma digital robada. Tampoco sería factible para una administración poder corroborar si el sello que ven en el documento escaneado es porque se estampó en la traducción y se escaneó o porque se añadió como imagen. Este argumento no tiene pies ni cabeza y, desde Traducción Jurada Oficial, estamos a la espera de confirmación final por parte de la OIL. Por ello, aunque en la actualidad este punto continúe siendo controvertido, más abajo se explica cómo se pueden añadir imágenes a la firma digital. Cada traductor podrá hacerlo por su cuenta y riesgo.
El último inconveniente es que la administración también deja a criterio de cada institución establecer los requisitos de presentación de los documentos. Así, pueden pedir que la traducción jurada se presente solamente en papel, en papel y en PDF con firma digital, o solo en PDF con firma digital. Por ello, es importante que se consulte al organismo de destino si acepta la firma digital en traducciones juradas.
De esta manera, es posible eliminar los costes por envíos por correo o mensajería, desplazamientos innecesarios de clientes y esperas inútiles. Por ejemplo, un cliente que necesita traducir su expediente académico o su certificado de nacimiento con un traductor jurado puede, desde Inglaterra o Estados Unidos, recibir su traducción jurada sin moverse de su casa ni tener que esperar un envío que suele puede superar el tiempo previsto (por ejemplo, cuando debe enviarse a otro continente, ya que en algunas ocasiones se retienen y abren los paquetes en la Aduana para comprobar su seguridad).
¿Cómo podemos aplicar la firma digital a una traducción jurada?
Podemos usar programas como Autofirma o Xolido, aunque una de las posibilidades más conocidas es el conocidísimo Adobe Acrobat.
Pasos para aplicar la firma digital en traducciones juradas:
- La traducción jurada debe contar con todos los requisitos establecidos para traducciones juradas en la normativa actual: ir sellada y fechada en cada página del original, así como sellada y firmada en la parte de la traducción jurada propiamente dicha. Además, deberá contar con la correspondiente certificación de traducción jurada. Más adelante explicamos cómo se puede añadir una imagen simple escaneada, sin firma digital.
- Escanear la traducción en PDF y verificar que cumple con los requisitos antes citados o estampar las imágenes escaneadas de las firmas y los sellos correspondientes y necesarios en su versión digital.
- Tras haber pedido el certificado digital de firma electrónica al Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificado (en mi caso, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y recibir el código de descarga, descargamos la firma en formato PFX e instalamos todo el software recomendado en la web del certificado digital. Podemos instalar la firma en el navegador que utilicemos o podemos integrarla en un pincho USB que se puede comprar en la misma web y que nos permitiría viajar con él y no depender de estar en nuestro ordenador habitual.
- En Adobe Acrobat (el presente ejemplo es para la versión 11.0.7), debemos buscar la opción Firmar y escoger Trabajar con certificados.
Vamos a la parte superior, donde dice Firmar como: y elegimos la opción ID nuevo. Elegimos buscar el ID existente desde un archivo y seleccionamos el archivo PFX que nos descargamos anteriormente. Seguimos los pasos que nos indica Acrobat. - Se abrirá una ventana para permitirnos elegir dónde vamos a firmar (se debe marcar un cuadro en una zona vacía o donde queramos que encaje).
- En el siguiente menú podemos elegir nuestra firma digital (por si en ese ordenador hay varias) y debemos marcar siempre Bloquear documento tras firmar (si no lo hacemos, no se consideraría firma digital avanzada). También es posible elegir el aspecto de la firma e incluso añadir una imagen (del sello y la firma, por ejemplo, o nuestro logo), así como cambiar el texto que aparece.
- Tras elegir el nombre del archivo con el que queremos guardar nuestra traducción jurada con firma digital, hacemos clic en Guardar y deberemos poner nuestro código de seguridad (el que hayamos elegido al activar nuestra firma digital).
- Enviamos la traducción jurada con firma digital por correo electrónico o compartimos un enlace.
Uso del DNI electrónico como alternativa a la firma digital o electrónica
Si no es posible acudir a una oficina para gestionar la firma digital y certificar nuestra identidad, existe la alternativa de utilizar el DNI electrónico.
Personalmente, considero que su uso es mucho más engorroso y complicado que la firma digital, por lo que recomiendo encarecidamente la otra opción. ¿Por qué? Principalmente por su facilidad de uso y por la trazabilidad que incorpora la firma digital. Por otra parte, la firma digital no requiere el uso de ningún dispositivo adicional, como sí lo hace el DNI-e, que necesita un lector de tarjetas. El archivo de la firma digital se puede instalar en un pincho USB o en cualquier navegador de un ordenador. También es posible transferirlo entre ordenadores. El DNI-e también exige el uso de una contraseña sí o sí, mientras que la firma digital no. Recomendamos usar una contraseña igualmente, ya que, caso contrario, cualquier persona que utilice nuestro ordenador podría firmar con nuestra firma digital. Por otra parte, la firma digital es accesible a cualquiera que tenga residencia legal en España, mientras que los extranjeros, comunitarios o no, no pueden solicitar su DNI-e y solo disponen de tarjeta de residencia o similar, sin chip.
Para poder usar el DNI-e, es necesario instalar el software recomendado en la página de dnielectronico.es. Una vez que la firma electrónica del DNI-e esté instalada en el almacén de certificados de nuestro equipo y navegadores, podemos proceder a configurarla en Adobe Acrobat. Para verificar que está correctamente instalada, tras finalizar la instalación, podemos insertar el DNIe y deberíamos oír un sonido y ver un mensaje en pantalla que indique:
También podemos hacer clic en el icono de Windows y escribir Certificados para posteriormente abrir el Administrador de Certificados de Usuario. Si queremos ver si está instalado en el navegador, deberemos buscar la opción Certificados que corresponda al navegador que utilicemos (se recomienda Firefox).
En Adobe Acrobat, debemos abrir el menú de Firma y escoger Certificar con firma visible o simplemente Certificar dentro de la opción Trabajar con certificados (depende de la versión de Acrobat que utilicemos). Ignoramos la ventana en la que dice si queremos obtener un certificado digital de Adobe y simplemente hacemos clic en Aceptar. Escogemos la región en la que queremos estampar la firma digital del DNI-e y, al igual que con la firma electrónica, podemos proceder a validarla o configurar que aparezca un texto determinado o una imagen de nuestro gusto (por ej., un sello o un logo). En caso de tener varias firmas instaladas, es posible que debamos escoger cuál queremos utilizar en la ventana anterior. Cuidado con esto por si tenemos un ordenador compartido con familiares y acabamos firmando con su firma en lugar de con la nuestra.
Añadir una firma escaneada que no sea certificado digital
Si lo que quieres es estampar tu firma y sello sin certificado digital (bajo tu propia responsabilidad, ya que recordamos que la OIL por el momento parece no ponerse de acuerdo sobre la seguridad de este método):
- Lo primero es sellar y firmar en una hoja en blanco y escanear esa parte en un formato imagen. Guardamos en archivo.
- En Adobe Acrobat XI, deberás ir a Herramientas, después clic en Colocar firma y escoger Cambiar la firma guardada o Añadir nueva firma (lo que nos aparezca).
- Se abre un menú para añadir la imagen y escogemos la imagen que queremos. En este caso, se muestra una firma y sello escaneados de ejemplo:
- Ya estará listo el sello digital para que lo estampemos en la parte de la hoja que queramos y con el tamaño que seleccionemos.
- Si no queremos usar siempre la misma imagen para no levantar sospechas de autoridades que no estén al día con las tecnologías digitales, podemos escanear la firma y el sello por separado e ir estampando cada uno en distintas partes del cada hoja documento (no siempre en el mismo sitio).
Si utilizas otras alternativas o quieres hacer cualquier comentario al respecto para ayudar a otros traductores jurados, no dudes en utilizar el formulario de comentarios al final.
Si bien todavía es imposible predecir si en el futuro las traducciones juradas se presentarán exclusivamente con firma digital en PDF, queda claro que actualmente hemos dado un paso de gigantes.
Gracias por el articulo tan interesante.
Muchas veces he pensado en este tema y lo útil que nos sería, como comentas, ahorraríamos mucho en gastos de envío y en desplazamientos, lo que se traduciría en un ahorro para el cliente. Espero que muy pronto la traducción jurada electrónica sea un hecho. ¡Yo la espero impaciente!
Saludos
Hola Pilar y Cristina. Yo también espero que sea pronto un hecho y no un mero sueño. Como traductor jurado hago diariamente muchos envíos y pierdo mucho tiempo imprimiendo, sellando y con el servicio de envíos. Ahora la administración está trabajando en un reglamento que mandó Europa por el cual podrían afectar nuestra labor sobremanera. En lugar de ello, deberían trabajar en algo tan útil como la traducción jurada electrónica.
Te pongo información al respecto:
http://traduccion-jurada-oficial.blogspot.com.es/2014/03/por-que-no-sacan-nuevas-plazas-ni-se.html
Hola Rodrigo,
Gracias por tu artículo que encuentro tremendamente interesante. Necesito convencer a un cliente de que las traducciones juradas deberán ser presentadas en formato físico. Sabes si existe alguna orden o ley que así lo indique para basar mis argumentos? Un millón de gracias
Hola, Silvia. Realmente, no existe nada que indique que las traducciones juradas deben ser EXCLUSIVAMENTE en formato físico. Si bien la orden explica claramente cómo debe expedirse, en ningún caso dice que la debas entregar en papel. Por tanto, si al cliente se lo aceptan en formato PDF o cualquier otro formato digital, no tendría que tener problemas. Tampoco entiendo por qué la reticencia de entregar la traducción en formato digital (no hablo de firma digital, sino simplemente escaneada) a los clientes. Hay algunos compañeros que dicen «es que el cliente la podría escanear para editarla y podría hacer algo malo». Sí, pero también podrías dársela en papel, que la escanee y la edite. Es lo mismo. Si el cliente la pide en PDF, se le puede cobrar o no, se puede ofrecer este servicio o no, pero no veo impedimento para ello. Otra cosa es la firma digital, que tiene más discusión, pero también podrías usarla, aunque no la reconozca la OIL explícitamente. Lamento no poder ayudarte, pero es que no hay argumentos que expliquen que únicamente se debe imprimir.
Traductor jurado
Hola, Rodrigo.
Gracias por el artículo, que recoge mucha información muy valiosa para los tiempos que corren. Espero que esta situación sirva para que la presentación de documentos en formato digital se implante en las administraciones públicas. Para ponerme al día en este asunto, estoy intentando hacerme con el certificado digital de la FNMT y he seguido todos los pasos indicados. El problema surge en el paso «ACREDITAR SU IDENTIDAD», porque debo personarme en una oficina de la administración (en mi caso, de la Seguridad Social de mi localidad), pero ahora están todas cerradas al público por las medidas implantadas… ¿Conoces alguna alternativa de obtención del certificado digital sin necesidad de personarse? Gracias.
Hola María:
Un placer. Mi compañera Alba también colaboró en el artículo, como siempre. En cuanto a tu consulta, para acreditar la identidad es necesario ir sí o sí. Lo único que se me ocurre es que pruebes utilizando el DNI electrónico, si tuvieras. Voy a ver si esta tarde o mañana añado esta información al artículo, ya que no había caído en este hecho.
Un saludo.
Traductor Jurado
Efectivamente, con el DNI electrónico y la app oficial para smartphones se puede generar firma electrónica. Para obtener la firma digital del DNIe debes personarte en alguna de las comisarías emisoras de DNIe. Aunque estemos en Estado de Alarma, parece ser que dejan hacer este trámite si te es absolutamente necesario. Espero que te sea de ayuda. Un saludo.
Tb disponible en el Cabildo de Tenerife, quizás las diputaciones provinciales estén operativas
Sí, parece ser que los ayuntamientos y otras instituciones regionales también validan la identidad para este trámite ahora durante la pandemia. Lo más recomendable es llamar antes para preguntar si pueden validar la identidad para obtener la firma digital y escoger ese lugar al pedir el certificado digital en la página de la FNMT. Algunos conocidos han podido hacerlo en sus ayuntamientos, pero supongo que no todos ofrecerán este servicio.
Muchas gracias por compartir el artículo. Se agradece mucho que se haya explicado de forma tan sincera para que los lectores podamos valorar qué dice la normativa y qué riesgos tomamos o no.
¡Muchas gracias por esta información tan valiosa! Me has resuelto muchas dudas pero aún me quedan algunas cuestiones:
¿Sólo se estampa la firma digital en una de las páginas de la traducción? Entiendo que previamente se debe estampar y firmar y sellar todo (incluido documentos en lengua de partida) y luego escanear. Por tanto, los documentos portarán nuestro sello, firma y fecha habitual con el añadido de un sello de firma digital en una página, ¿lo estoy entendiendo bien?
Por otro lado, entiendo que el certificado y la firma son cosas diferentes pero, al pedir el certificado, obtengo certificado y mi firma o mi firma la tengo que elaborar yo en el ordenador? Muchas gracias por la aclaración.
Me alegra haber ayudado con la información sobre la firma digital en traducciones juradas. Un placer. Con respecto a tus consultas, paso a responderte:
1) La firma digital no se estampa en una sola página, sino que va incrustada en el documento. Otra cosa distinta es la imagen que aparezca en una de las hojas que pondrá «firmado digitalmente por…» y le puedes poner tu sello escaneado también. Es una pregunta bastante habitual pero da igual si esa imagen va en la primera página, en la última o si no va en ninguna. Lo que importa es que el documento esté marcado como firmado digitalmente (en Adobe Acrobat aparece arriba «documento firmado digitalmente» y, al hacer clic, se puede ver la información.
2) Efectivamente, la OIL ha indicado que debemos seguir sellando y firmando los documentos para finalmente escanearlos y firmarlos digitalmente. No tiene mucho sentido si lo podemos hacer todo directamente en digital, pero así lo ha respondido a varios compañeros (al menos hasta hoy, 25/08/2020). Hay quienes se arriesgan y lo hacen todo en digital o imprimen en cada hoja una imagen de la firma y sello. No es lo que quiere la OIL pero cada uno puede arriesgarse como le parezca. Mi experiencia es que a los consulados y autoridades extranjeras no les gustan los sellos y firmas «todos iguales» y que prefieren un sello y firma únicos en cada página (distinto nivel de tinta, firma ligeramente distinta, etc.).
3) La diferencia entre el certificado y la firma para aplicar la firma digital en traducciones juradas no pareces haberla entendido bien o quizás yo no me expliqué con suficiente claridad. Lo único que te darán es un certificado digital. Con él podrás firmar digitalmente los documentos. No te pueden dar ninguna firma, sino que la debes elaborar por tu cuenta como mejor te parezca. Si usas Adobe Acrobat, te dará el texto típico de «firmado digitalmente por…» al que puedes añadir la imagen que quieras o cambiar mínimamente algunos detalles. En Xólido, por ejemplo, puedes cambiar el idioma de la firma digital y modificar más cosas. Pero todo eso corre por tu cuenta (en el vídeo explico cómo se pueden modificar).
Si podemos serte útiles en algo más, mi compañera y yo quedamos a tu disposición.
Un saludo.
Traductor Jurado